Fonctionnalités
Les grandes fonctions, reliées entre elles
Chaque fonction d’OKAP répond à un problème concret des entreprises de menuiserie extérieure. Et surtout, elles partagent les mêmes dossiers : ce qui est saisi une fois sert partout.
Gestion commerciale
Prospects et clients suivis, relances au bon moment
- Le problème
- Les demandes arrivent par téléphone, par mail, en salon. Certaines s’égarent, d’autres sont relancées deux fois, ou jamais.
- La réponse OKAP
- Chaque contact est enregistré avec son origine et son besoin. Les devis en attente remontent d’eux-mêmes dans la liste des relances.
- Le bénéfice
- Aucune demande oubliée, et un vrai suivi de ce que rapporte chaque canal.
Devis et configurations
Des devis fiables, construits sur les bons produits
- Le problème
- Recopier des références de menuiseries dans un tableur, c’est ouvrir la porte aux erreurs de dimensions, d’options ou de prix.
- La réponse OKAP
- Les devis s’appuient sur les produits et leurs configurations techniques. Versions, statuts et signatures sont suivis dans le dossier.
- Le bénéfice
- Moins d’erreurs à la commande, des marges maîtrisées dès le chiffrage.
Commandes fournisseurs
De l’accusé de commande à la réception
- Le problème
- Entre l’envoi de la commande et la livraison, les délais glissent souvent sans que personne ne s’en aperçoive à temps.
- La réponse OKAP
- Les commandes découlent des devis acceptés. Accusés, délais annoncés et réceptions sont rattachés au dossier concerné.
- Le bénéfice
- Les retards se voient avant de devenir un problème de planning.
Planning et interventions
La pose se cale sur la réalité
- Le problème
- Le planning de pose vit sur un tableau blanc ou un agenda partagé, déconnecté des livraisons et des dossiers.
- La réponse OKAP
- Le planning croise équipes disponibles, chantiers et arrivées de menuiseries. Déplacer une pose met à jour le dossier, et inversement.
- Le bénéfice
- Des tournées cohérentes, des clients prévenus, des équipes qui savent où aller.
Dossiers et documents
Retrouvez chaque dossier au même endroit
- Le problème
- Devis signé dans une boîte mail, photos du métré sur un téléphone, PV de réception dans un classeur : l’information existe, mais où ?
- La réponse OKAP
- Tous les documents d’une affaire (devis, commandes, photos, PV, factures) vivent dans son dossier, accessibles à ceux qui en ont besoin.
- Le bénéfice
- La réponse à un client ou à un litige se trouve en quelques secondes.
Service après-vente
Un SAV qui connaît l’historique
- Le problème
- Une réclamation arrive sur un chantier livré depuis longtemps. Retrouver le vitrage, la quincaillerie et le fournisseur relève de l’archéologie.
- La réponse OKAP
- Chaque demande de SAV est rattachée au dossier d’origine : produits posés, dates, interventions passées, garanties.
- Le bénéfice
- Des interventions préparées, une image sérieuse auprès du client.
Facturation
Acomptes, situations et solde sans friction
- Le problème
- La facturation court après l’information : qu’est-ce qui a été posé, quand, avec quelles réserves ?
- La réponse OKAP
- Les factures suivent l’avancement réel du dossier : acompte à la commande, situations en cours de chantier, solde à la réception.
- Le bénéfice
- Une trésorerie mieux tenue, moins d’allers-retours avec la comptabilité.
Pilotage
Des indicateurs qui reflètent le terrain
- Le problème
- Les chiffres arrivent en fin de mois, reconstitués à la main, quand il est trop tard pour corriger.
- La réponse OKAP
- Carnet de commandes, devis en cours, charge de pose et activité par commercial se lisent en continu, à partir des dossiers réels.
- Le bénéfice
- Des décisions prises sur des chiffres à jour, pas sur des impressions.
Le plus simple : le voir fonctionner
En démonstration, nous parcourons ensemble le trajet d’un dossier, de la demande entrante à la facture de solde.